Informace – archivace + skartace daňových dokladů

Délku uchování daňové evidence určuje zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů na dobu tří let od 1. ledna následujícího roku, kterého se daňová evidence týká. Doklady za rok 2009 se tedy budou uchovávat do konce roku 2012. Doba archivace se může prodloužit až na 10 let a to ve dvou případech:

  • podnikatelský subjekt je zároveň registrovaný k placení daně z přidané hodnoty;
  • pokud došlo při daňovém přiznání k daňové ztrátě.

Archivace dokladů při vedení účetnictví se řídí podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Doklady pro evidenci DPH jsou řešené podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklady pro mzdovou agendu se archivují podle § 35a) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Abychom se v tom neztratili, následující tabulka přináší praktický přehled.Tabulka archivace podle druhu dokumentu

Druh dokumentu - Počet let archivace

 stejnopisy evidenčních listů 3 roky 
 účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví 5 let
 účetní doklady 5 let
 účetní knihy 5 let
 odpisové plány 5 let
 inventurní soupisy 5 let
 účtový rozvrh 5 let
 pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti 6 let
 účetní uzávěrka 10 let 
 výroční zpráva 10 let 
 daňové doklady pro DPH 10 let
 mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění 30 let

 

Protože je definice lhůty pro stanovení daně v daňovém řádu a následně v dani z příjmů poměrně krkolomná, zjednodušme si pravidlo pro úschovu výše uvedené daňové evidence, dokladů a jiných záznamů potřebných pro správné stanovení daně z příjmů na dobu 3 let od uplynutí lhůty podání daňového přiznání, která je ovšem prodlužována o 1 rok v případě podání dodatečného daňového přiznání v posledním roce tříleté lhůty a v případě daňové ztráty se lhůta pro stanovení daně prodlužuje až na 8 let od uplynutí lhůty pro podání daňového přiznání, ve kterém vznikla daňová ztráta. Maximální lhůta pro úschovu výše uvedených dokumentů je ovšem 10 let od následujícího dne po vypršení lhůty pro podání přiznání.

 

Forma a čitelnost dokumentů

Pro všechny podnikatelské subjekty obecně platí zásada dlouhodobé čitelnosti a prokazatelnosti. V případě tištěných dokumentů bývá nejčastějším problémem vyblednutí účtenek. Nejlepším řešením je mít společně s originálem účtenky i její kopii, u které již ztráta čitelnosti nehrozí. Když máme dokumenty v elektronické podobě, musíme zajistit aktualizaci formátu, aby soubory šly přečíst i za několik let. V současné době se doporučuje formát pdf.

 

Archivace v digitalizované podobě

 

Dalším způsobem jak lze účetní záznamy uchovávat je převedení archivace do digitalizované podoby a zákonná možnost okamžité skartace tištěných předloh. V případě, že se účetní jednotka rozhodne pro tento způsob archivace je třeba použít elektronickou značku zpracovatele (označení specializované firmy na provádění digitální archivace) a kvalifikované časové razítko. Potom archivace probíhá v následujících krocích:

- skenování a indexace; výsledkem této činnosti je soubor ve formátu PDF s jednoznačným názvem. Podmínkou je nezasahovat do procesu skenování a zachovat věrnou kopii obrazu.
- elektronická značka; digitalizovaný soubor (obraz účetního záznamu) se označí elektronickou značkou zpracovatele.
- časové razítko; digitalizovaný soubor (obraz účetního záznamu) se označí kvalifikovaným časovým razítkem.
- uložení; takto vzniklé soubory se nahrají na digitální nosič.

 

Když se stane nehoda

Dojde-li ke zničení dokladů např. při požáru či povodni a doklady není možné již nahradit, je třeba tuto nepříjemnost oznámit finančnímu úřadu. Nezapomeňte pohromu doložit příslušnou dokumentací od policie.

Pokud podnikatel nedodržuje archivaci dokumentů podle příslušných zákonů, hrozí mu pokuta až do hodnoty 3 % aktiv podniku. Stejně tak hrozí sankce pro firmy zapsané v obchodním restříku. Skartují-li dokumenty ještě před skartovacím řízením ve státním archívu, mohou počítat s pokutou až do výše 250 000 Kč.

Směrnice je velký pomocník

Směrnice, které upravují oběh, zpracovnání a archivaci dokladů, jsou významným pomocníkem a především prevencí proti případným sankcím. Pomáhají nejenom při archivaci, ale i ke správnému vedení účetnictví. Ve větších organizacích jsou i zákonem danou povinností. Upravují jaké druhy a formy dokumentů organizace přijímá a vytváří, co se s nimi má dělat, kdo je za ně zodpovědný a jaký je přesný postup při jejich archivaci.

O skartaci se žádá příslušný archiv - podle města.....

Opatrně u firem, které nejsou zapsaní v OR - a chtějí skartovat své doklady.

Může se stát že proběhne kontrola u firmy, která má Váš jakýkoliv doklad a orgán bude chtít kontrolu..........Zvažte všechny skartace.

===========================================================================================